#usprawnijswojbiznes - proces zawierania umów z podwykonawcami
Nowy członek, Kategorie: Artykuł
Jak zwierasz umowę z Twoim partnerem w biznesie?
Przez partnera mam na myśli podmiot, który dla Ciebie wykonuje kluczowe usługi/produkty.
Przykład 1:
Prowadzisz firmą produkcyjną, która robi elementy metalowe dla dużych urządzeń klimatyzacyjnych i masz podwykonawcę do obróbki elementów precyzyjnych.
Przykład 2:
Prowadzisz firmę zajmującą się wdrażaniem rozwiązań do sklepów internetowych np. baselinker i jednocześnie współpracujesz z firmą, która stawia strony www pod silnik sklepu www.
- Jak przygotowujesz umowę pomiędzy Waszymi firmami?
- Jak przygotowujesz się do tej umowy i współpracy?
- Jak rozmawiasz ze swoim partnerem biznesowym o swoich obawach i ryzykach?
- Czy i jak rozmawiasz z zespołem?
- Czy zespół Twój zna dobrze umowę na jakiej będziecie współpracować?
- Czy osoby odpowiedzialne za współpracę z takim partnerem wiedzą jakie maja kompetencje i jaki jest zakres Waszej współpracy?
- Czy Twoi pracownicy wiedzą, gdzie leżą kamienie milowe w wykonywaniu umowy i na co powinni zwracać uwagę?
- Czy sam prześledziłeś/aś proces wykonywania umowy i zastanowiłeś/aś się gdzie są ryzyka i co chciałbyś aby było jasne w Waszej współpracy ?
Czy może to wygląda tak, że coś ustalasz z firmą współpracującą z Wami, macie spotkania, niby dogadane, każdy "wie co ma robić" i teraz przydałaby się "jakaś umowa"...
Często słyszę takie sformułowanie właśnie "przydałaby się jakaś prosta umowa".
Czasami zdarza się, że klient myśli wtedy, że prawnik ją przygotuje, klient wyśle ją do drugiej strony, ta podpisze i ...już.
Czy Ty też tak myślisz?
Jeżeli prawnik był Twoim partnerem do układania współpracy od początku, to najprawdopodobniej tak będzie, bo dał, a przynajmniej powinien dać Ci listę zagadnień do ustalenia z Twoim kontrahentem.
Jeżeli prawnik nie uczestniczył w negocjacjach, albo nie dał Ci zagadnień do przedyskutowania z Twoim kontrahentem, jest bardzo prawdopodobne, że nie zawrzesz umowy tak szybko jak sądzisz.
Z mojej praktyki współpracy z przedsiębiorcami w zakresie umów wynika, wynika, że:
- im wcześniej zaprosisz prawnika biznesowego do współpracy przy umowie, tym lepiej będzie Ci się rozmawiało z Twoim partnerem i ustalisz najważniejsze kwestie; w takim przypadku umowa będzie tylko odzwierciedlała Wasze ustalenia - więc jej przygotowanie i podpisanie to tylko formalność;
- jeżeli ustalasz warunki współpracy z partnerem biznesowym i nigdy wcześniej takiej współpracy nie miałeś - patrz punkt pierwszy
- jeżeli masz już doświadczenie w biznesie i w tej konkretnej współpracy, skorzystaj z niego , wyciągnij wnioski, spisz ryzyka, zastanów się wspólnie z Twoim partnerem, z którym macie współpracować jak je zabezpieczyć i rozwiązać; jak już to załatwisz skonsultuj się z prawnikiem i zapytaj o co jeszcze powinniście zadbać,
- jak współpraca ma być długofalowa to nie ma co się obwarowywać i ustawiać po drugiej stronie barykady - Ty i Twój partner biznesowy macie wspólny cel: wyprodukować/stworzyć coś z czego klient będzie zadowolony.
Twój klient powinien być w odczuciu Twojego podwykonawcy jego klientem.
Dlatego warto, aby obie strony pochyliły się nad umową i nie, nie mówię tu o tym, żeby ją celebrować i tworzyć przez miesiąc i żeby umowa miała 30 stron.
Nikomu się tego nie będzie chciało czytać. Może być też trudno z takiej umowy korzystać.
Chodzi o to, aby zaangażowanie stron było porównywalne.
Wtedy jest szansa na partnerską współpracę, a nie dopięcie dealu, podsunięcie komuś umowy do podpisu i "pojechanie" z tematem.
Takie "współprace" idą gładko do pierwszego problemu, który wystąpił, a który można było przewidzieć,bo był oczywisty ale nikt o tym wcześniej nie pomyślał. Umowa wtedy też nie pomoże, bo nic na ten temat w niej nie ma.
Może uratują ogólne przepisu z kodeksu cywilnego. Może.
Pytanie po czyjej będą stronie. Twojej czy Twojego partnera i w jakiej pozycji Cie ustawią?
Gorszej czy lepszej?
I tu też nie chodzi mi o to, żeby w umowie mieć ujętą każdą okoliczność. Nie da się tak,a nawet jakby ktoś próbował, to umowa będzie tak sztywna, że odbije się to wszystkim czkawką.
Potrzebny jest z ł o t y ś r o d e k .
Jeżeli chcesz świadomie przygotować się do zawarcia umowy ze swoim kontrahentem, nie możesz zostawić kwestii umowy w 100% po stronie prawnika. Umowę jaką zawierasz musisz rozumieć i wiedzieć co w niej jest.
Musisz uczestniczyć świadomie w procesie układania treści umowy i wiedzieć co Ci ta umowa daje, gdzie masz r y z y k a , co i jak Cię w umowie z a b e z p i e c z a i jak ją wykonywać aby zadziałała na Twoją k o r z y ś ć.
Może Ci się to wydawać dziwne, że tak może nie być. Tylko ja te słowa piszę w oparciu o swoje doświadczenie we współpracy z przedsiębiorcami.
Chodzi o pomoc w rozwiązywaniu sporów w sytuacji kiedy okazało się, że nie stosowali umowy, która ich wiązała.
Dlaczego?
Bo nie uczestniczyli świadomie w procesie jej zawierania
Nie rozumieli jej zapisów.
Nie chciało im się przeznaczać czasu na formalności związane ze zmianą umowy. "Zmienili" umowę w formie dokumentowej (ustalenia mailowe), tylko, że umowa zawierała postanowienie o zastrzeżenie formy pisemnej dla jej zmiany pod rygorem nieważności. Zatem zmiany mailowe nie zmieniły umowy.
Chciałabym, abyś zobaczył/a, że umowa to Twoje narzędzie pracy. Potrzebujesz świadomie z niej korzystać, jeżeli ma być dla Ciebie przydatna.
Powinna być tak sformułowana, aby była jasna i zrozumiała. Błędem jest sądzić, że jak coś jest ujęte w umowie tak, że nie wiadomo do końca o co chodzi, to później będziemy się upierać przy swojej wersji i może przejdzie.
Jeżeli to Twoja firma przygotowywała umowę, to niejasności będą interpretowane na Twoją niekorzyść.
Owszem, zdarza się, że zostawiam z Klientem w umowie pole do szerszej interpretacji, ale jest to zrobione z rozmysłem i w 100% świadomie.
Zatem, zaangażuj się w proces zawierania umowy, skorzystaj z biznesovego prawnika, który podpowie Ci o czym z kontrahentem porozmawiać i co ustalić, i potem przeanalizuj z prawnikiem i partnerem zapisy.
Moi klienci dostają na koniec współpracy przy umowie krótki instruktaż dotyczący stosowania umowy, tak aby wiedzieli na co wyczulić swoich pracowników, jakie wskazówki im przekazać i aby wiedzieć jak samemu współpracować.
Więcej o tym jak pracować z umowami w biznese, aby Ci nie ciążyły ale pomagały w prowadzeniu firmy napiszę w następnym artykule.
Twój biznesovy prawnik - radca prawny Magdalena Bojaryn